எக்ஸெல் கேள்வி - பதில்

எக்ஸெல் தொகுப்பு பயன்படுத்துகையில் சின்ன சின்ன விஷயம் முதற்கொண்டு பெரிய குழப்பமான விஷயங்கள் வரை நிறைய சந்தேகம் வருவதுண்டு. நமக்கு இது போல் வந்த வாசகர்கள் கடிதங்கள் பல ஒரே மாதிரியான சந்தேகங்களை பல்வேறாக தந்தன. அவற்றில் முக்கியமானதும் பல்வேறு பட்டதுமான சில கேள்விகளுக்கு இங்கு பதில்களைக் காணலாம். நான் ஒரு செல்லில் நிமிடக் கணக்கை விநாடி சுத்தமாக 11.5 என என்டர் செய்துள்ளேன். இதனை 11 minutes and 30 seconds என இன்னொரு செல்லில் அமைக்க வேண்டும். அதற்கான பார்முலா என்ன?

இதற்கு =A1/(24*60) என்னும் பார்முலாவினைப் பயன்படுத்த வேண்டும். இதில் A1

என்ற செல்லில் இந்த 11.5 டைப் செய்யப்பட்டிருக்க வேண்டும். அதற்கு முன் இந்த செல் mm ss என்றபடி பார்மட் செய்யப்பட்டிருக்க வேண்டும். முக்கியமான எப்போதும் பயன்படுத்தக் கூடிய எக்ஸெல் ஷார்ட் கட் கீகள் சிலவற்றை கூறுங்கள். எழுதி ஒட்டி வைத்துப் பயன்படுத்திக் கொள்கிறோம்.

உங்களுக்கு முக்கியமானது மற்றவர்களுக்குச் சாதாரணமாக இருக்கலாம். அதே போல மாற்றியும் சொல்லலாம். இருப்பினும் நான் அதிகம் பயனுள்ள சில வித்தியாசமான ஷார்ட் கட் கீகளை இங்கு தருகிறேன்.

Control + "C": Copy

Control + "X": Cut

Control + "V": Paste

F2: அப்போதைய செல்லை எடிட் செய்திட. (எளிதாக எடிட் செய்திடும் வகையில் செல் ரெபரன்சஸ் அனைத்தும் வண்ணத்தில் அமைக்கலாம்)

F5: Go to

F11: உடனடி சார்ட் கிடைக்க

Shift + F3: பேஸ்ட் செயல்பாட்டிற்கான விஸார்ட் கிடைக்கும்.

Control+F3: பெயரை டிபைன் செய்திடலாம்.

Control + "+": அப்போதைய தேர்வுக்கு ஏற்றபடி செல், படுக்கை மற்றும் நெட்டு வரிசையினை இடைச் செருகும்.

Control + "": அப்போதைய தேர்வுக்கு ஏற்றபடி செல், படுக்கை மற்றும் நெட்டு வரிசையினை நீக்கும்.

Shift + Space: முழு படுக்கை வரிசையும் அப்போதைய ஏரியாவிற்காக தேர்ந்தெடுக்கப்படும். இது என்ன என்று கொடுத்துப் பார்த்து உணர்ந்து கொள்ளுங்கள்.

Control + Space: முழு நெட்டு வரிசையும் அப்போதைய ஏரியாவிற்காக தேர்ந்தெடுக்கப்படும். இது என்ன என்று கொடுத்துப் பார்த்து உணர்ந்து கொள்ளுங்கள்.

Control + "!" (A�x Control+Shift+ "1"): எண்ணை இரண்டு தசம ஸ்தானத்தில் பார்மட் செய்திடும்.

Control + "$" (A�x Control + Shift + "4"): கரன்சியாக பார்மட்செய்திடும்.

Control + "%" (A�x Control + Shift + "5"): சதவீதத்தில் பார்மட் செய்திடும்.

Control + "&" (A�x Control + Shift + "7"): அப்போது தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டிருப்பதனைச் சுற்றி சிறிய பார்டர் அமைக்கப்படும்.

சில வேளைகளில் ஒரு செல்லில் தகவல்களை பாதி என்டர் செய்து கொண்டிருக்கையில் அது தவறான செல் எனத் தெரிகிறது. பாதியில் கட் செய்து பழையபடி திரும்ப என்ன செய்திட வேண்டும்?

இதற்கு இரண்டு வழிகள் உள்ளன. முதல் வழி வெரி சிம்பிள். எஸ்கேப் கீயை அழுத்துங்கள். அடுத்த வழி பார்முலா பாரின் இடது பக்கம் உள்ள சிகப்பு எக்ஸ் அடையாளத்தில் கிளிக் செய்திடுங்கள். இந்த சிகப்பு எக்ஸ் அடையாளம் நீங்கள் டைப் செய்த பின்னரே தோன்றும். எக்ஸெல் நீங்கள் ஏற்படுத்திய மாற்றங்களை நீக்கி பின் நீங்கள் முதலில் இருந்த நிலைக்குத் திரும்பும்.

சார்ட்களைப் பொறுத்தவரை வண்ணத்தில் ஏற்படுத்தலாம். ஆனால் அவை சாலிட் கலராக இருக்கின்றன. Fill Effects டயலாக் பாக்ஸில் ட்ரான்ஸ்பரன்ஸி கண்ட்ரோல் இருந்தாலும் அவை செயல்படா வண்ணம் உள்ளன. ட்ரான்ஸ்பரன்ஸியுடன் கூடிய கலர் அமைக்க என்ன செய்யலாம்?

சரியாகக் கவனித்திருக்கிறீர்கள். இங்கு ஒரு பார் அல்லது கால வரிசையினை ஒரு படத்தை ஒட்டி அதனை ட்ரான்ஸ்பரன்ட் ஆக வைத்துக் கொள்வது குறித்து டிப்ஸ் தருகிறேன்.

1. முதலில் வழக்கம் போல சார்ட் தயார் செய்து கொள் ளுங்கள். அது பார் சார்ட் அல்லது காலம் சார்ட் ஆக இருக்க வேண்டும்.

2. டிராயிங் டூல் பாரினைக் கொண்டு வரவும். ஒர்க் ஷீட்டில் ஒரு செவ்வக (Rectangle Auto Shape) ஆட்டோ ஷேப்பினை இணைக்கவும்.

3. இனி செவ்வக ஆட்டோ ஷேப்பின் உள்ளாக டபுள் கிளிக் செய்திடவும். இப்போது Format Auto Shape டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும்.

4. ஆட்டோ ஷேப் டயலாக் பாக்ஸில் Colors and Lines என்ற டேப்பினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

5. கலர் கண்ட்ரோலைப் பயன்படுத்தி ஏதேனும் ஒரு கலரைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

6. அதன்பின் Transparency ஸ்குரோல் பாரினைப் பயன்படுத்தி ஒரு குறிப்பிட்ட அளவு ட்ரான்ஸ்பரன்சி செட்டிங்கை அமைக்கவும்.

7. நல்ல ரிசல்ட் வர வேண்டும் என்றால் கண்ட்ரோலினைப் பயன்படுத்தவும். No Line என்பதை அமைக்கவும்.

8. AutoShape டயலாக் பாக்ஸை இனி மூடவும்.

9. இனி AutoShape தேர்ந்தெடுக்கவும். Shift செலக்ட் செய்து Copy Picture தேர்ந்தெடுக்கவும். இந்த கட்டளை ஷிப்ட் கீயை அழுத்தினால் தான் கிடைக்கும். அதில் தரப்பட்டுள்ள டிபால்ட் செட்டிங்ஸை ஒத்துக் கொள்ளவும்.

10. உங்கள் சார்ட்டை இயக்கவும். பாரில் கிளிக் செய்திடவும். அல்லது நெட்டு வரிசையில் வரிசையில் கிளிக் செய்திடவும்.

11. Edit Paste தேர்ந்தெடுத்து காப்பி செய்து வைத்திருக்கின்ற AutoShape னை பேஸ்ட் செய்திடவும்.

12. AutoShape னை பார்டர் இன்றி பார்மட் செய்திருந்தால் உங்கள் சார்ட் வரிசைக்கு பார்டர் சேர்க்கலாம். வரிசையில் டபுள் கிளிக் செய்து Format Data Series டயலாக் பாக்ஸில் Patterns டேப்பினைப் பயன்படுத்தவும்.

இத்தனையும் பொறுமையாக மாற்றாமல் மேற்கொண்டால் நீங்கள் கேட்டுக் கொண்ட எபக்ட் கிடைக்கும்.

அக்செஸ் உட்பட பல அப்ளிகேஷன்களிலிருந்து எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்களுக்கு டேட்டா இறக்கி பதிகிறேன். இதில் சில எண் மதிப்புகளும் டெக்ஸ்ட் போல பதியப்படுகின்றன. இதனால் இவற்றை கால்குலேஷன்களுக்குப் பயன்படுத்த முடிவதில்லை. செல்களை பார்மட் செய்து இவற்றை மீண்டும் வேல்யு உள்ள டேட்டாவாக மாற்ற முடியவில்லை. வேறு வழியின்றி டெக்ஸ்ட்டாக உள்ள எண்களை வேல்யு உள்ள டிஜிட்களாக டைப் செய்திட வேண்டியுள்ளது. (500 செல்களில் என்றால் எத்தனை நாள்) இதற்கு வேறு வழி உள்ளதா?

இது எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஒரு பொதுவான பிரச்சினை. ஆனால் எக்ஸெல் 2002க்குப் பின் இந்த பிரச்சினையை தொகுப்பே தீர்த்து தருகிறது. இது போன்ற பிரச்சினை உள்ள செல்களை அடையாளம் கண்டு நீங்களே எளிதாக சரி செய்திடலாம். அதற்கு முந்தைய எக்ஸெல் தொகுப்பு பயன்படுத்துவோருக்கு ஒரு வழி சொல்கிறேன்.

1. ஒரு காலி செல்லைத் தேர்ந்தெடுங்கள்.

2.அதில் 1 என்ற வேல்யுவினைக் கொடுங்கள்

3. அடுத்து Edit, Copy தேர்ந்தெடுக்கவும்.

4. எந்த செல்களை எல்லாம் மாற்ற வேண்டுமோ அவற்றை எல்லாம் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

5. இனி Edit, Paste Special தேர்ந்தெடுக்கவும்.

6. அடுத்து Paste Special dialog பாக்ஸில் Multiply ஆப்ஷன் தேர்ந்தெடுத்து அதன் பின் ஓகே கிளிக் செய்திடவும். இந்த ஆப்பரேஷன் அனைத்து தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல்களை 1 ஆல் பெருக்கி அதில் வேல்யூ உள்ள டிஜிட்களை உருவாக்குகிறது.

ஒருவரின் வயதை அன்றைய நாளில் ஆண்டு, மாதம் மற்றும் நாட்கள் கணக்கில் எப்படி கணக்கிடுவது? இதற்கான பார்முலா என்ன?

எக்ஸெல் இதற்கெனவே DATEDIF என்ற பார்முலாவினைக் கொண்டுள்ளது. கீழ்க்காணும் பார்முலா ஒருவரின் வயதை அன்றைய நாள் கணக்கில் நீங்கள் கேட்டது போல தரும். இதில் Birth Date என்பது சம்பந்தபட்டவரின் பிறந்த நாள் ஆகும். பார்முலா இதோ: =DATEDIF (BirthDate,TODAY(),"y")&"years "&DATEDIF(Birth Date, TODAY (),"ym")&"months "&DATEDIF(BirthDate,TODAY(),"md")&" days"

5.A. Sys Req கீ எதற்காக? அது என்ன?

பிரிண்ட் ஸ்கிரீன் கீ அழுத்தி இணையப் படங்களை காப்பி செய்வது குறித்து வெகு நாட்களுக்கு முன் கேள்வி பதில் ஒன்றில் குறிப் பிட்டிருந்தேன். அது குறித்து தொலைபேசி வழியே சந்தேகம் கேட்ட வாசகர் ஒருவர் திடீரென பிரிண்ட் ஸ்கிரின் கீயில் Print Screen என்பதற்குக் கீழாக Sys Rqஎன்று உள்ளதே. அதன் அர்த்தம் என்ன? என்று யுரேகா பாணியில் கேட்டார்.

ஆமாம் அந்த கீயில் அவ்வாறு எழுதக் காரணம் என்ன? அதுவும் ஒரு கீ என்றால் அதன் செயல்பாடு என்ன? அதனை எப்படி இயக்குவது? என்ற சந்தேகங்களுடன் இணையத்தை உலா வந்தபோது சில தகவல்கள் கிடைத்தன. அவை மிகவும் ஆச்சரியமாகவும் இருந்தன. இதோ அந்த தகவல்கள். Sys Rq என்பது System Request என்பதன் சுருக்கமாகும். இது மெயின் பிரேம் கம்ப்யூட்டரில் மையக் கம்ப்யூட்டரின் கவனத்தை ஈர்ப்பதற்காக அந்த ஆப்பரேட்டிங் சிஸ்டத்தில் பயன்படுத்தப்படும் ஒரு கீயாகும். முன்பு பேஜர் கொடுத்து ஒருவரின் கவனத்தை திருப்புவோம் அல்லவா! அது போலத்தான் இதுவும். விண்டோஸ் ஆப்பரேட்டிங் சிஸ்டத்தில் இதற்கு எந்த செயல்பாடும் இருப்பதாகத் தெரியவில்லை.

லினக்ஸ் பயன்பாட்டாளர்கள் இதனைப் பயன்படுத்தி சிஸ்டத்தில் ஏற்படும் பிழைகள் குறித்து ஆய்வு செய்திட இந்த கீயை முதலில் பயன்படுத்துவார்கள். சிஸ்டம் கிராஷ் ஆனாலும் இந்த கீ அதிகம் பயன்படும். இன்னொன்றையும் கவனத்தில் கொள்க. அனைத்து கீ போர்டுகளிலும் பிரிண்ட் ஸ்கிரீன் கீயில் இதுவும் எழுதப்பட்டிருக்கும் என எதிர்பார்க்க வேண்டாம். சிலவற்றில் இது இருப்பதில்லை.

5.B. 5 விநாடிகளில் திரும்பப் பெறலாம்

கூகுள் மெயில் பயன்படுத்துபவரா நீங்கள்? மெயில் ஒன்றை தயாரித்து வைத்திருக்கிறீர்கள். அதனைக் குறிப்பிட்ட நிகழ்வுக்குப் பின் அனுப்பலாம் என்று முடிவு செய்து டிராப்ட் ஆக சேவ் செய்து வைத்திருக்கிறீர்கள். இன்னொரு நாளில் என்ன காரணத்திற்காக அனுப்புவதனை ஒத்தி வைத்தோம் என்பதனை முற்றிலுமாக மறந்துவிட்டு திடீரென ஏற்பட்ட சிந்தனை ஓட்டத்தில் கிளிக் செய்து அனுப்பிவிட்டீர்கள்.

சென்ட் பட்டனை அழுத்தி அது அனுப்பப்படும் போதுதான் அடடா இப்போது அனுப்பியிருக்கக் கூடாதே என உணர்கிறீர்கள். என்ன செய்யலாம்? பட்டன் அழுத்தி 5 விநாடிகளுக்குள் என்றால் உடனே அதனைத் திரும்பப் பெறும் வசதியினை கூகுள் மெயில் தருகிறது.

இந்த வசதியினை "Undo Send" என கூகுள் அழைக்கிறது. ஜிமெயில் லேப்ஸ் இந்த வசதியினைத் தருகிறது. இந்த வசதியினை உங்கள் ஜிமெயில் தளத்தில் செயல்படும்படி வைக்கும்போது ஜிமெயில் "undo"என ஒரு தொடுப்பினை நீங்கள் மெயில் அனுப்ப சென்ட் பட்டனை அழுத்தும்போதெல்லாம் அமைக்கிறது. அனுப்பிய உடனேயே அது திரும்பப் பெற வேண்டுமானால் உடனே இந்த தொடுப்பினை அழுத்த வேண்டும்.
இந்த மெயிலை உடனே திரும்ப பெற்று அதனை டிராப்ட் ஆக வைக்கிறது. மீண்டும் அதனை எடிட் செய்திடலாம். டிராப்டாகவே சேவ் செய்து வைத்திடலாம். மீண்டும் அனுப்பவும் செய்திடலாம்.

இந்த வசதியின இயக்க நிலைக்குக் கொண்டு வருவது எப்படி என்று காண்போம்.

1. ஜிமெயில் லேப்ஸ் (Gmail Labs) முதலில் செல்லவும்.

2. அங்கு "Undo Send" என்பதனைக் காணவும்.

3. பின்னர் Enable என்ற பட்டனை அழுத்தவும்.

ஒரு மெயிலை அனுப்பியிருக்கக் கூடாது என்று முடிவெடுக்க அது அனுப்பியவுடன் 5 விநாடிகள் போதுமா? என்று நீங்கள் கேள்வி எழுப்பலாம். ஒன்றுமில்லாததற்கு இது பரவாயில்லை என்று எண்ணிக் கொள்ளலாம். அல்லது கூகுள் விரைவில் வேறு வழி தரும் என்றும் எதிர்பார்க்கலாம்.